Waarom een Common Data Environment zinvol is voor succesvol data delen in een project

Een Common Data Environment, afgekort CDE, is een virtuele plaats waar alle informatie over een bepaald project wordt verzameld, bijgehouden en beheerd. Ook is het de plek van waaruit deze wordt beschikbaar gesteld onder alle relevante betrokken partijen.

Het kan hierbij gaan over grafische modellen en documenten, maar ook over niet-grafische gegevens. Een CDE is enorm zinvol wanneer je als BIM-Coördinator succesvol data delen in een project wilt bevorderen, omdat datakwaliteit en toegang centraal kan worden georganiseerd over de grenzen van organisaties heen. In dit artikel vertellen we je hoe dit zit én waar je op moet letten als je hiermee aan de slag gaat.

Het begrip Common Data Environment

Het Common Data Environment is dé op het project afgesproken omgeving waar de actuele gegevens over een bepaald project te vinden zijn. Hier worden project-gerelateerde gegevens opgeslagen en beheerd om samenwerking te ondersteunen. Dit gebeurt onder kwaliteitsbeheer op de in het BIM Uitvoeringsplan afgesproken wijze.

Een CDE is bijna altijd toegankelijk via internet. De omgeving hoeft niet één softwaretool te zijn. Deze kan bestaan uit verschillende tools, zoals een Document Management System, Model Management System, Issue Management System, Configuration Management System en Asset Management System.

Lees ook hoe je afspraken over data delen tussen alle betrokken partijen vast kunt leggen in een ILS of BIM Protocol in onze andere blogs.

Hierom is het belangrijk om vanuit een CDE te werken

Het CDE is een gemeenschappelijke plaats voor alle informatie en maakt dat de informatie centraal beschikbaar is inclusief het benodigde inzicht in de status, toestand, en andere relevante meta-data. Hierdoor kan deze meer eenvoudig beheerd worden en voorkom je misverstanden en fouten.

Voor een BIM Coördinator zijn er daarnaast nog meer redenen waarom het belangrijk is om vanuit een CDE te werken. Hierdoor kun je namelijk:

• Eindgebruikers toegang bieden tot specifieke functionaliteiten zoals een 3D-web viewer inclusief de mogelijkheid om versies te vergelijken en meldingen of aantekening te maken. Door op het project betrokken partijen met deze functionaliteiten te laten werken help jij als BIM-Coördinator informatie eenduidig in te winnen en eventuele kosten voor omzetten of bijeenbrengen van informatie te voorkomen.
• Een productieve samenwerking tussen meerdere organisaties ondersteunen. Met de gebruikte tools kan jij als BIM-Coördinator vaak repetitief handwerk wegnemen.
• Voldoen aan eventuele wensen en eisen van opdrachtgevers, die jou vragen om te werken volgens de ISO19650.

Deze zeven zaken zijn onmisbaar in jouw Common Data Environment

Om te komen tot één enkele informatiebron – het CDE – voor het verzamelen, beheren en verspreiden van allerlei soorten gegevens voor het hele projectteam zijn de volgende zeven zaken onmisbaar:

1. Bewaking bron-, referentie-, en gedeelde gegevens). Deze taak ligt vaak bij de BIM Coördinator zelf (soms een aparte informatiemanager of manager projectbeheersing). De BIM Coördinator is in wezen een procedurele poortwachter die toezicht houdt op de gemeenschappelijke gegevensomgeving om ervoor te zorgen dat deze de overeengekomen protocollen volgt en dat de gegevens veilig zijn.
2. Een CDE is voor al een bewust ingerichte omgeving. Het is niet gebonden aan één bepaalde software of -suite, hoewel er wel aanbieders zijn die dit zo doen overkomen.
3. Duidelijke toestand van informatie. De omgeving moet worden ingedeeld met een duidelijk onderscheid in de toestand van informatie zoals voorhanden werk (Engels: Work in Progress), gedeeld (Shared) en gepubliceerd (Published). In ieder van deze toestanden gelden er andere toegangsrechten en mogelijkeden om iets met de informatie te doen.
4. Een duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling en een slimme opdeling van de te produceren informatie. Dit helpt een soepele productie en controle van informatie mogelijk te maken. Hiervoor moet wel vanuit de vraagzijde duidelijk zijn wat wordt gevraagd (of is tussentijds direct, inhoudelijk, contact met opdrachtgever nodig om de vraag te verduidelijken).
5. Een projectbreed en rolgebaseerd centraal beheer van rechten en toegang tot informatie.
6. Issue Management. Meldingen aanmaken en beheren in context van model- en tekenwerk. Dit proces dient – uiteindelijk – nauw verweven te zijn met de werkpraktijk enerzijds (om issues op te lossen) en contractmanagement om waar nodig het wijzigingenproces te voeden.
7. Gedocumenteerde workflows en directe integraties met applicaties die specifiek bedoeld zijn voor bijvoorbeeld geografische informatie, eisenbeheer of het beheren van documenten volgens een bedrijfsspecifieke aanpak.

De rol van een CDE over de levenscyclus

De Common Data Environment is een gezamenlijke omgeving en is dan ook het best te gebruiken wanneer deze ‘over de fasen heen’ ingezet kan worden. Het beheer van de Common Data Environment wordt idealiter verzorgt door een partij die over meerdere fasen van de levenscyclus belang heeft bij een centraal bijeen houden en het verrijken en aanpassen van informatie. Datadeeltransacties en informatieverlies worden op deze manier zoveel mogelijk voorkomen.

Aan de slag: tips voor het opzetten van een Common Data Environment

Wil jij aan de slag met een Common Data Environment? Deze tips vormen een goed startpunt.

• Doe het aan het begin van het project. Ruim voor de productie van informatie start. Zie ook de ISO19650-3 voor de rol van de opdrachtgever bij de voorbereiding. Zorg dat je binnen je organisatie, of eventueel samen met je partner(s), start vanuit een standaard inrichting. Die zijn beschikbaar en schelen tijd.
• Een verantwoordelijke persoon, of gate-keeper, is essentieel om data in het gareel te houden. Zorg ervoor dat bij de start van het project bekend is wie deze rol gaat vervullen.
• Zorg dat de opbouw en aanpak van een CDE prioriteit hebben. Je wilt als project namelijk voorkomen dat men operationeel al van start gaat, zonder dat de centrale omgeving is ingericht.
• Richt als BIM-Coördinator de omgeving altijd zo simpel mogelijk in en passend bij de project opgave. Dit kan door:
  • te werken vanuit begrip van het project. In dit geval stem je de ambitie vooraf af met het management team, informeer je gebruikers in een centraal en terug te kijken webinar en ben je zo beschikbaar en zichtbaar op het project als mogelijk is.
  • te werken vanuit standaarden. Je hoeft alleen een wiel uit te vinden wanneer het nog niet bestaat.
  • klein te beginnen. Je kunt uitbreiden met extra functionaliteiten of slimmere automatiseringen zodra de vraag hiernaar ontstaat.