Het handboek voor data-uitwisseling binnen een project voor de BIM Coördinator

Geplaatst op 30 juni 2022 door BIM-Connected

Als BIM-Coördinator ben jij volop bezig met de praktische kant van BIM. Jij kent de verschillende bouwfases die een project doorloopt. En je weet als geen ander hoe belangrijk een succesvolle data-uitwisseling tussen deze fases en de daarbij betrokken partijen is. Wanneer het om BIM gaat is goede data essentieel en met behulp van data-uitwisseling tussen fasen en partijen zorg je hiervoor. Tegelijkertijd heb je nog veel vragen. Want hoe kun je data uitwisselen met de betrokken partijen in elke fase van het bouw- en beheerproces? Wie betrek je hierbij en waarop moet je letten? En hoe zorg je dat mensen betrokken blijven en doen wat ze moeten doen? In dit handboek voor de BIM-Coördinator vind je alle informatie die jij nodig hebt voor data-uitwisseling binnen een project.

Data-uitwisseling voor de BIM-Coördinator

Onder data-uitwisseling verstaan we het overdragen van data tussen verschillende betrokken partijen en tussen verschillende bouwfases van de asset levenscyclus.

Data-uitwisseling moet leiden tot het procesmatig verrijken van datasets en ervoor zorgen dat deze op elkaar aansluiten. Het ontwerp moet bijvoorbeeld aansluiten op de gestelde eisen en navolgbaar zijn.

Daarnaast moet vanaf de ontwerp- tot en met de exploitatiefase de data doorgegeven en verrijkt worden. Het is niet de bedoeling dat fases onafhankelijk van elkaar data (opnieuw) gaan opbouwen. De relatie met BIM is belangrijk om data-uitwisseling conform open standaarden en zoveel mogelijk geautomatiseerd te laten verlopen.

Succesvolle data-uitwisseling in elke fase

Gedurende de asset levenscyclus vinden er meestal verschillende projecten plaats waaraan vaak ook meerdere organisaties verbonden zijn. Data-uitwisseling is daarom in elke fase van de ketensamenwerking belangrijk. Alleen wanneer de data met betrekking tot een asset wordt overgedragen, kan men in het volgende (deel)project voortborduren op de juiste informatie. In dit overzicht zetten we per fase de aandachtspunten op het gebied van data voor je op een rij.

1. Initiatieffase

In de initiatieffase is het belangrijk om te beschikken over bestaande data met betrekking tot het projectgebied. Welke (functionele) eisen zijn er om rekening mee te houden? Ook voor de vervolgfase is deze basisdata van belang, om over een goed beeld van de huidige situatie te beschikken. Wanneer de data beschikbaar is en uitgewisseld kan worden, hoeven partijen deze niet apart in te winnen. Dit scheelt zowel tijd als geld.

2. Voorlopig ontwerpfase

In het voorlopig ontwerp is het belangrijk om alle eisen aan het project duidelijk op een rij te hebben, zowel op technisch gebied als op het gebied van data. Er is bijna nooit een compleet greenfield voor een ontwerp: dit moet je integreren met de bestaande data. Deze eisen komen voort uit de initiatieffase en worden ook in die fase aangeleverd. Zorg ervoor dat de opdrachtgever aan het eind van deze fase de ontwerpen controleert. De output van deze controle wordt verder gebruikt in de definitief ontwerpfase.

3. Definitief ontwerpfase

In de definitief ontwerpfase bestaat de noodzakelijke data uit de feedback en de aanvullende eisen op het voorlopig ontwerp. Het is belangrijk om deze data te verwerken in het definitief ontwerp.

4. Realisatie- of uitvoeringsfase

In de realisatie- of uitvoeringsfase worden de details toegevoegd aan het definitieve ontwerp om te komen tot de uitvoering van het project. In deze fase is het belangrijk om te beschikken over de ontwerptekeningen en over de data-eisen voor het project.

5. Oplevering- en overdrachtsfase

In de oplevering- en overdrachtsfase is het noodzakelijk om te beschikken over zowel de data-eisen als de as-built data. Het is een zeer belangrijke fase als het gaan om data-uitwisseling, want alle gegenereerde data in voorgaande fases moet nu overgedragen worden aan de opdrachtgever. Hiermee is alle benodigde data voor de exploitatiefase aanwezig. De data-uitwisseling vindt plaats tussen opdrachtgever en -nemer.

6. Exploitatiefase (beheer, onderhoud en operatie)

In de exploitatiefase is het belangrijk om te beschikken over alle gegevens van de te beheren asset. Deze worden aangeleverd bij de oplevering en wanneer de voorgaande stappen goed zin doorlopen zijn deze data als het goed is volledig. Deze data is essentieel voor beheer, onderhoud en operatie. Voor goed beheer en onderhoud moet men weten wat de kenmerken en eigenschappen zijn van de gebouwde objecten in de realisatiefase.

7. Sloop- of renovatiefase

Wanneer er wordt gekozen voor het slopen van een asset, moet de data met betrekking tot die asset verwijderd of gearchiveerd worden. Wanneer men kiest voor renovatie, start de cirkel weer opnieuw en beland je weer in de initiatieffase. Bekijk ook onze tips voor een goede data-uitwisseling tussen projectfasen.

Tips voor een succesvolle data-uitwisseling

Wanneer je aan de slag gaat met data-uitwisseling zijn er een aantal zaken die het succes hiervan kunnen vergroten. Dit zijn het werken vanuit een CDE, het gebruiken van een ILS of BIM Protocol om afspraken over data-uitwisseling vast te leggen, het betrekken van mensen bij de data-uitwisseling en het in kaart brengen van de BIM maturity van organisaties of organisatiedelen. Zorg daarnaast voor een goede samenwerking en communicatie binnen een project en breng voor aanvang van het project proactief de vereisten van data-uitwisseling in kaart.

Werk vanuit een CDE

Een Common Data Environment (CDE) is een virtuele plaats waar alle informatie over een bepaald project wordt verzameld, bijgehouden, beheerd en van waaruit deze wordt verspreid onder alle betrokken partijen. Het kan hierbij gaan over grafische modellen en documenten, maar ook over niet-grafische gegevens. Door het gebruik van een CDE hoeft informatie slechts één keer doorgegeven te worden, kun je deze gemakkelijker beheren en voorkom je misverstanden.

Andere redenen om hier als BIM-Coördinator mee te werken zijn:

  • Het biedt eindgebruikers toegang tot specifieke tools, zoals een 3D-web viewer inclusief de mogelijkheid om versies te vergelijken en
    meldingen of aantekeningen te maken. Door met een CDE te werken help jij eenduidig informatie in te winnen.
  • Je ondersteunt een productieve samenwerking tussen meerdere organisaties. Met de gebruikte softwareapplicaties kan jij als BIM Coördinator vaak repetitief handwerk wegnemen.
  • Je voldoet aan eventuele wensen en eisen van opdrachtgevers, die jou vragen om te werken volgens de ISO19650.

Lees meer over waarom een CDE zinvol is voor succesvolle data-uitwisseling in een project.

Leg afspraken over data-uitwisseling vast in een ILS of BIM Protocol

Om te zorgen dat data-uitwisseling efficiënt en zonder problemen verloopt, is het belangrijk om hier duidelijkheid over te creëren door
afspraken te maken in een BIM Protocol of ILS. Het vastleggen van afspraken in een BIM Protocol of ILS geeft duidelijkheid over welke data geleverd moet worden. In een BIM Protocol kun je de databehoefte vastleggen door het specificeren van de BIM-modellen, de gewenste eigenschappen en de relaties van BIM-modellen naar externe bronnen. Binnen een ILS kan hiervoor verwezen worden naar een OTL, die de inhoudelijke informatiebehoefte omvat.

Daarnaast geeft het vastleggen van afspraken in een BIM Protocol of ILS ook duidelijkheid over de datastructuren en bestandsformaten, het
proces van dataleveringen (bijvoorbeeld gedeeltelijk of in één keer) en de wijze van controleren en accepteren van data. Zo leg je de afspraken over data-uitwisselingen vast.

Betrek mensen bij de data-uitwisseling

Hoewel mensen een groot obstakel kunnen vormen voor de data-uitwisseling tussen projectfasen tijdens de bouw en het beheer, zijn ze
tegelijkertijd onmisbaar hierbij. Door mensen te betrekken kun jij voorkomen dat er problemen ontstaan en een succesvolle data-uitwisseling tussen projectfasen realiseren.

Dit kun je doen door:

  1. Te zorgen voor voorbeelddata en/of één of meer referentieprojecten ter verduidelijking. Mensen krijgen hierdoor een beeld bij een project of bij de data. Referentieprojecten laten daarnaast zien wat de meerwaarde van data-uitwisseling is.
  2. Een kick-off te organiseren om mensen mee te nemen in het nieuwe werkproces. Zo betrek je iedereen, zorg je voor een feestelijke aftrap en weet je zeker dat iedereen op de hoogte is van de informatie.
  3. De data voor uitwisseling op meerdere momenten in het proces te controleren en bij te sturen als zaken niet goed lijken te gaan. Bijsturen in kleine stappen gedurende het proces is gemakkelijker dan in één keer aan het einde van het proces.
  4. De vinger aan de pols te houden en te beseffen dat je mensen vraagt om op een andere manier te werken. Een kick-off helpt, maar lost
    niet alles op. Hiernaast is het belangrijk om gestructureerd aandacht hieraan te blijven besteden.
  5. Andere mensen in vergelijkbare functies en/of situaties hun ervaringen te laten delen. Dit zorgt voor meer begrip en maakt dat de nieuwe manier van werken gaat leven.Lees meer over waarom mensen onmisbaar zijn voor data-uitwisseling.

Breng de BIM volwassenheid van organisaties of organisatiedelen in kaart

Als onderdeel van je verbeterproces kun je de BIM maturity check (BIM level) gebruiken als meetinstrument om de volwassenheid van organisaties en/of organisatiedelen voor data-uitwisseling in kaart te brengen. Met deze check bekijk je hoe zij scoren op verschillende aspecten die van belang zijn om op niveau data te kunnen managen. Het is een middel om het gesprek over BIM op gang te brengen. De scan maakt tastbaar hoe een organisatie ervoor staat op BIM-gebied en creëert inzicht in leerpunten en stappen die men kan zetten.

Het uitvoeren van de BIM maturity check heeft verschillende voordelen:

  • De check maakt het voor veel mensen abstracte BIM concreet, door het op te delen in verschillende onderdelen waarop je gaat scoren hoe jouw organisatie ervoor staat.
  • Omdat de check specifiek voor BIM-wereld is ontwikkeld, is deze gemakkelijk toe te passen.
  • Na het uitvoeren weet je waar je staat op het gebied van BIM. Dit is belangrijk voor de eigen organisatie, maar ook in de communicatie met andere partijen.
  • Na het uitvoeren weet je waar je staat op het gebied van BIM. Dit is belangrijk voor de eigen organisatie, maar ook in de communicatie met andere partijen. Het uitvoeren van de check zorgt voor betrokkenheid. De mensen met wie je de scan uitvoert krijgen de ruimte om hun inbreng en zorgen te delen en voelen zich betrokken bij het project.
  • Je kunt de check ook gebruiken als selectie- of inkoopmiddel. Wanneer je partners vraagt om deze in te vullen weet je waar zij staan op
    het vlak van BIM en wat eventuele knelpunten zijn.

Lees hoe BIM-specialist Niels Vossebeld de volwassenheid van externe partijen voor data-uitwisseling in kaart brengt met de BIM maturity check.

Zorg voor een goede samenwerking en communicatie binnen een project

BIM is enorm omvangrijk. Het is daarom belangrijk om een goede start te maken. Dit kan onder meer door met behulp van BIM de samenwerking en communicatie binnen een project te verbeteren. Dit doe je bijvoorbeeld zo:

  1. Kick-off BIM-samenwerking en doorloop van het proces
  2. Maak het einddoel concreet
  3. Leg afspraken vast
  4. Plan reflectiemomenten in
  5. Betrek een informatiemanager
  6. Gebruik tooling om de uitwisseling te ondersteunen

Lees meer over deze zes manieren om met BIM de samenwerking en communicatie te verbeteren.

Breng proactief de vereisten van data-uitwisseling in kaart

Een goede voorbereiding is het halve werk, zeker wanneer het gaat om data-uitwisseling. Het proactief in kaarten brengen van de vereisten van data-uitwisseling vóór de aanvang van een project heeft dan ook veel voordelen.

  1. Je beschikt per fase over de juiste informatie voor controle
  2. Je ontvangt de data op tijd en compleet
  3. Je ontvangt de gewenste data
  4. Je voorkomt ‘extra’ werk om de data alsnog te verzamelen en verwerken Lees meer over deze vier voordelen.

Voorkom deze vijf data-uitwisselingsfouten

Voorkomen is beter dan genezen. Daarom wijzen we je hierbij op de vijf meest voorkomende asset life-cycle information management data- uitwisselingsfouten. En vertellen we je hoe je deze voorkomt.

  1. Geen duidelijke afspraken over dataoverdracht, bijvoorbeeld over wanneer welke data overgedragen moet worden. Hierdoor ontvangen partijen niet de data die zij verwachten Je kunt dit voorkomen door deze afspraken wel te maken.
  2. Er te laat erachter komen dat de data niet aan de verwachtingen voldoet. Dit kun je voorkomen door gedurende alle fasen van de asset life-cycle afspraken over de data-uitwisseling te maken en hier gedurende het hele proces op te controleren.
  3. Data wordt niet even belangrijk gevonden als de fysieke asset. Hierdoor wordt er onvoldoende aandacht besteed aan de vraag welke data je wil ontvangen aan het einde van een project en ontvang je onvoldoende informatie. Je voorkomt deze fout door op tijd na te denken over de vraag welke data je uiteindelijk wilt ontvangen.
  4. De overdracht van data wordt maar beperkt gecontroleerd, waardoor de data vaak al niet ABC is bij de oplevering. Check de data tussen uitwisselfasen niet steekproefsgewijs, maar volledig en gebruik computers en software om deze klus grotendeels te automatiseren.
  5. Er is niet altijd iemand verantwoordelijk voor kwalitatieve dataleveringen. Als gevolg hiervan kijken mensen naar elkaar en geef je gemakkelijk een ander de schuld wanneer iets niet goed verloopt. Je kunt dit voorkomen door binnen het project één persoon of partij
    verantwoordelijk te maken.

Lees meer over de vijf manieren om asset life-cycle information management uitwisselingsfouten te voorkomen.

Applicaties ter ondersteuning van het uitwisselen van BIM projectdata

Vanzelfsprekend wil jij er bij jouw BIM project voor zorgen dat het uitwisselen van projectdata tussen de verschillende fasen van de asset lifecycle zo goed mogelijk verloopt. Er zijn verschillende applicaties die je kunt gebruiken ter ondersteuning hiervan. Een aantal voorbeelden zijn:

  1. VISI
  2. WeTransfer
  3. E-mail
  4. Common Data Environment (CDE)
  5. Custom Data Portals
  6. BIM-Bridge data portal

Lees meer over deze mogelijkheden en de voor- en nadelen hiervan.

Plan een gesprek in!

Wat kan BIM-Connected voor jou betekenen?

Steeds meer organisaties kiezen ervoor om een BIM bureau zoals BIM-Connected in te schakelen voor de kwaliteitsborging van hun informatiemanagement. Hiervoor zijn verschillende redenen:

  1. Je komt sneller tot een gedegen informatiemanagementproces
  2. Samenwerking met een BIM bureau voorkomt technische valkuilen
  3. Een BIM bureau kan over processen heen kijken en personen met elkaar verbinden
  4. Informatiemanagement is een werkpakket en functie op zichzelf
  5. Informatiemanagement in de sector zit in innovatieve fase
  6. Werkbare oplossingen en technische mogelijkheden versus praktische toepasbaarheid

Lees meer over deze redenen om een BIM bureau in te schakelen.

Een van de oplossingen die BIM-Connected biedt, is BIM-Bridge. Dit data portal kun je gebruiken voor de overdracht, controle en het koppelen van data aan het eigen applicatielandschap. Je kunt aan de hand van een BIM-model de assets binnen de kernapplicaties van de benodigde gegevens voorzien. Dit gebeurt op basis van de bestaande informatiestandaarden in de markt, zodat ook leveringen van en naar externe partijen soepel verlopen. Bekijk de negen meestgestelde vragen over het koppelen van data tussen projectfasen met BIM-Bridge.

Aan de slag met data-uitwisseling

BIM en data-uitwisseling blijven een omvangrijk proces waarbij veel komt kijken. Met dit handboek voor data-uitwisseling binnen een project voor de BIM-Coördinator hopen we je wat meer overzicht en een aantal concrete tips en handvaten te bieden. De mogelijkheden van digitalisering zijn enorm, net als de voordelen. Door met elkaar toe te werken naar een optimale data-uitwisseling brengen we de bouwindustrie naar nieuwe hoogtes. Wij kijken er naar uit en ondersteunen graag bij jouw uitdagingen!

Categorie: Data-uitwisseling