Wat is ketensamenwerking in project en beheer? Deze drie niveaus zijn essentieel voor succes

De levenscyclus van een asset bestaat uit verschillende fases. Deze fases staan niet op zichzelf: samen vormen ze de schakels van een keten. Een goede samenwerking tussen deze schakels tijdens de bouw en het beheer is van groot belang. Maar wat is ketensamenwerking en wat is nu precies een succesvolle ketensamenwerking in project- en beheerfase? Welke drie niveaus kunnen we hierbinnen onderscheiden? En welke rol kan BIM op deze niveaus spelen? We helpen je op weg.

Wat is ketensamenwerking in project- en beheerfase?

Prof. dr. Jack van der Veen, Hoogleraar Supply Chain Optimalization aan de Universiteit van Amsterdam hanteert de volgende definitie: ‘Ketensamenwerking is het managen van activiteiten die gericht zijn op de coördinatie van verschillende schakels in de keten, met als doel de gehele keten te optimaliseren als ware het één eenheid (één gezamenlijke organisatie). Dit in tegenstelling tot de situatie waarbij iedere speler in de keten zich richt op het optimaliseren van zijn eigen individuele (schakel-)prestatie.’ BIM heeft invloed op de hele organisatie en kan dan ook een belangrijke rol spelen bij een succesvolle ketensamenwerking. Hierbij onderscheiden we drie niveaus:

• Ketensamenwerking tussen mensen, afdelingen en teams binnen één business unit (intern)
• Ketensamenwerking tussen verschillende business units binnen één organisatie (intern)
• Ketensamenwerking tussen verschillende organisaties (extern)

Niveau 1: Ketensamenwerking tussen mensen, afdelingen en teams binnen één business unit

Op dit eerste, interne niveau vindt afstemming plaats tussen mensen die gezamenlijk aan een taak werken en tussen teams die elkaar aanvullen in expertise om tot een gemeenschappelijke conclusie te komen. Ontwerpkeuzes binnen eenzelfde discipline worden op elkaar afgestemd, uitkomsten van inspecties worden aangeboden ter analyse.

Een goede samenwerking op dit niveau zorgt ervoor dat mensen gezamenlijk en gelijktijdig aan een gemeenschappelijke taak kunnen werken. Er is in dit geval een grote mate van vertrouwen en teams zijn goed op elkaar ingespeeld. Als er conflicten optreden, dan kunnen deze gemakkelijk worden opgelost aan de hand van de bestaande beslisstructuur. Er is sprake van een gemeenschappelijk perspectief op de asset, uitgedrukt in een gemeenschappelijke taal.

Welke rol speelt BIM op dit niveau?

Het inrichten van gemeenschappelijke BIM-processen is op dit niveau een goede investering, aangezien men binnen een businessunit vaak en nauw samenwerkt. Het zorgt voor een effectieve communicatie tussen de mensen, afdelingen en teams en voorkomt dubbel werk (zoals het invoeren van dezelfde informatie in meerdere applicaties) en slordigheidsfouten bij de overdracht. Omdat er geen juridische barrières zijn, kunnen de BIM-modellen openlijk met elkaar gedeeld worden. De gebruikte software kan op goed op elkaar worden afgestemd, of er kan (afhankelijk van het aanbod) zelfs gekozen worden voor geïntegreerde platforms van één leverancier.

Niveau 2: Ketensamenwerking tussen verschillende business units binnen één organisatie

Verschillende business units kijken allen met een eigen perspectief, vanuit een eigen belang of expertise naar een bepaalde asset. Doordat zij vanuit deze verschillende perspectieven ontwerpen en analyses delen, ontstaat een eenduidig beeld van het ontwerp of de staat van een asset en wordt duidelijk welke belangen er spelen.

De belangen van twee business units binnen één organisatie kunnen verschillen. Zo heeft de business unit die verantwoordelijk is voor de operatie van een asset misschien vooral belang bij de beschikbaarheid daarvan, waardoor deze graag het onderhoud ’s nachts wil laten uitvoeren, met minder overlast voor het verkeer. De business unit die verantwoordelijk is voor het onderhoud sluit de asset misschien liever een tijdje af, aangezien onderhoud met een grote afsluiting en alleen overdag goedkoper is. Op dit niveau vindt ook de eerste fase-overschrijdende communicatie plaats. Vaak zijn binnen een organisatie verschillende business units verantwoordelijk voor verschillende fases in de Asset Life Cycle (ALC). Bij een grote aannemer kan bijvoorbeeld de ene business unit verantwoordelijk zijn voor ontwerp en de ander voor de uitvoering. En bij een grote assetmanager is misschien de ene business unit verantwoordelijk voor operatie, de tweede voor onderhoud en de derde voor nieuwbouw en renovatie.

De verschillende business units binnen een organisatie hebben vaak hetzelfde lange termijn doel, maar kunnen op kortere termijn andere belangen of inzichten hebben. Ze vertrouwen elkaar, maar zijn minder goed op elkaar ingespeeld dan op het eerste niveau. Als er conflicten optreden, dan is er een gezamenlijke beslisstructuur om deze op te lossen. Deze staat echter op afstand van de praktijk. Besluitvorming kan daardoor tijd kosten. In de huidige praktijk hebben business units vaak veel vrijheid in de keuze voor applicaties en processen, waardoor deze veelal slecht op elkaar aansluiten. Op dit niveau kan de organisatie werken met één strategie en één visie over de verschillende business units heen.

Welke rol speelt BIM op dit niveau?

Op dit niveau kan het BIM-proces worden gestandaardiseerd en kan data onderling vrij worden gedeeld. Het is op dit niveau van belang om een gemeenschappelijke taal af te spreken binnen de organisatie, met een gemeenschappelijk uitwisselformaat. Het gebruik van open standaarden laat nu zijn waarde zien. Het is voor de verschillende business units niet altijd mogelijk om applicaties te gebruiken die met elkaar kunnen communiceren, omdat business units vaak specifieke applicaties nodig hebben voor hun specialistische werk. Waar wel dezelfde applicaties gebruikt kunnen worden, is het verstandig om dit te doen.

Niveau 3: Ketensamenwerking tussen verschillende organisaties

Organisaties delen onderling data binnen een fase of over fases heen. Zo kan een organisatie die is ingehuurd voor het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden, in de onderhoudsfase data hierover leveren aan de partij die de opdracht geeft.

Bij de overdracht van informatie van de ene naar de andere organisatie, al dan niet in verschillende fasen, is het risico om informatie te verliezen het grootst. Zo kan onduidelijkheid over de eisen waaraan de levering moet voldoen leiden tot verkeerde, onvolledige of onbruikbare informatie. Dat wordt niet altijd gesignaleerd, omdat de ingangscontrole op de data niet altijd plaatsvindt. De verandering van organisatie en/of fase betekent bovendien dat de informatie in andere applicaties terecht moet komen. Ook dit kan gemakkelijk verkeerd gaan.

Organisaties vertrouwen elkaar niet blindelings en als er conflicten ontstaan, is er geen gezamenlijke beslisstructuur om de doorslag te geven. Duidelijke afspraken en communicatie zijn dus essentieel voor een goede ketensamenwerking.

Welke rol speelt BIM op dit niveau?

Open standaarden dienen als neutraal formaat voor data-uitwisseling. Als binnen een organisatie een gemeenschappelijke taal wordt gesproken, dan kan een vertaling worden gemaakt van de taal van de ene organisatie, naar de taal van de andere organisatie. Vooraf worden de afspraken over de data-uitwisseling vastgelegd in een ILS. Als dit op een machineleesbare manier wordt gedaan, kan deze na levering ook worden gebruikt om de datalevering te controleren. In de ideale situatie worden er geen BIM-modellen aan elkaar geleverd, maar worden deze als het ware gelinkt, terwijl de data bij de data-eigenaar blijft staan.