Vijf manieren om de processen voor ketensamenwerking projectoverstijgend te maken

Door te werken naar een projectoverstijgend proces voor projectbeheer, kun je de ketensamenwerking optimaliseren. Hoe kun je dit precies aanpakken? In dit artikel zetten we vijf mogelijkheden om de processen voor ketensamenwerking projectoverstijgend te maken, voor je op een rij. Je krijgt bovendien direct handvatten om hiermee aan de slag te gaan. Lees je mee?

1. Zorg voor duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en taken ten behoeve van een betere, projectoverstijgende samenwerking

Een eerste manier om de processen voor ketensamenwerking projectoverstijgend te maken, is door te zorgen voor duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en taken ten behoeve van een betere samenwerking. Doe je dit niet, dan kan elk project net andere rollen hebben of rollen missen ten opzichte van een ander project. Door rollen en verantwoordelijkheden in de keten te definiëren, weet je zeker dat taken en verantwoordelijkheden gedekt zijn, in plaats van dat je rollen projectspecifiek opzet en hier specifiek taken aan koppelt. Vaak worden de rollen en de daarbij horende verantwoordelijkheden in een overzicht gezet.

Om voor duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en taken te zorgen, is het allereerst belangrijk om open standaarden te omarmen, zoals ook wordt benoemd in punt 5. Daarnaast kun je rollen en verantwoordelijkheden binnen de keten (intern of binnen één organisatie) in één overzicht beheren, zodat je een duidelijk en overzichtelijk beeld hebt van overlappingen en verschillen. Het BIM Loket beschikt over een kenniskaart met rollen en verantwoordelijkheden die je zou kunnen gebruiken. Deze open standaard is voor iedereen in de keten toegankelijk.

2. Standaardiseer eigen processen over business units heen en werk dit proces uit (intern)

Veel projecten in de bouwsector zijn multidisciplinair. Om de processen voor ketensamenwerking projectoverstijgend te maken, is het daarom belangrijk om eigen interne processen, over business units heen, te standaardiseren en uit te werken. Het is hierbij essentieel om raakvlakken te definiëren in de processen om geen stagnatie op te lopen. Om hier in de organisatie mee aan de slag te gaan, moeten business- en informatieanalisten projectoverstijgend de behoeften en afstemmomenten in kaart brengen. Een gedegen procesanalyse speelt hierbij een belangrijke rol.

3. Standaardiseer het applicatielandschap (intern)

Een derde manier om de processen voor ketensamenwerking projectoverstijgend te maken, is door intern het applicatielandschap te standaardiseren. Het komt regelmatig voor dat door tijdsdruk projectspecifiek of afdelingsspecifiek een applicatie wordt aangeschaft, terwijl een bestaande applicatie de behoefte al voor 70% dekt. Hierdoor kan er een zee aan overlappende applicaties ontstaan die zich overkoepelend niet goed met elkaar verhouden. Om dit te voorkomen kun je het applicatielandschap standaardiseren, door de beschikbare applicaties in kaart te brengen. Bij het kiezen van nieuwe applicaties is het belangrijkste dat de applicaties die worden gekozen een middel zijn om een behoefte te vervullen. Door de behoeften in kaart te brengen en de applicaties daaraan te koppelen, voorkom je overlap. Ook BIM kan hierbij een rol spelen, aangezien dit gaat over interoperabiliteit. Het helpt je om vast te leggen waarom de ene applicatie input geeft aan een andere applicatie, en wat die input dan is.

4. Investeer samenwerkingspartners en betrek hen al vroeg in projecten

Het investeren in samenwerkingspartners en het vroeg betrekken van deze partners in projecten heeft verschillende voordelen. Zo zijn partijen al op elkaar ingespeeld waardoor er minder opstartkosten zijn in de projecten. Als specialistische partijen vroeg betrokken worden, wordt het ontwerp bovendien al snel nauwkeuriger en zijn er minder grove aannames nodig. Om dit te organiseren binnen de organisatie, is het belangrijk om partners te zoeken die op een andere plek in de keten zitten, maar zo veel mogelijk op hetzelfde innovatieniveau. Hierbij kun je denken aan organisaties die op hetzelfde niveau van BIM-implementatie zitten. BIM versterkt ketensamenwerking en een goede ketensamenwerking versterkt BIM. BIM is echter pas echt effectief als het in de hele keten goed is toegepast. Daarom is het investeren in ketenpartners met hetzelfde innovatie- en BIM-niveau een groot voordeel.

5. Committeer je aan (bestaande open) standaarden (extern – level 3 ketensamenwerking)

Beter goed gejat dan slecht bedacht? Die uitspraak gaat zeker op wanneer het gaat om het projectoverstijgend maken van de processen voor ketensamenwerking. Standaarden zijn altijd generiek en projectoverstijgend. Wanneer je projectoverstijgend wilt werken, is het dan ook een goed idee om (bestaande open) standaarden te hanteren en hier uitzonderingen op te schrijven, in plaats van iets heel nieuws op te zetten. BIM kent diverse open standaarden ten behoeve van een goede samenwerking, proces en techniek. Een groot aantal hiervan vind je op de website BIM Loket. Wanneer je met standaarden aan de slag gaat, is het belangrijk om de beslissingsbevoegden aan te haken. Zij moeten de standaarden testen en vervolgens implementeren.